Untuk memenuhi deadline waktu pelaporan tahunan, tim pembuat laporan sudah mulai bekerja, langkah awal yang dilakukan adalah rapat tim. Rapat kali ini berlangsung di ruang rapat PA Arma dipimpin langsung ketua tim yakni Sekretaris PA Arma Pauzi, S.AG. Peserta rapat selain dari tim inti, juga didampingi oleh Wakil Ketua selaku kordinator. Pelaksanaan rapat berlangsung pada hari Kamis (7/12/2017), pukul 10.wib sampai selesai.

Rapat kali ini bertujuan untuk membicarakan tentang kesiapan tim untuk menyusun laporan tahunan, mulai dari pengumpulan bahan-bahan laporan, penanggung jawab setiap bidang, pendistribusian tugas, deadline waktu, termasuk teknis lainnya yang dianggap perlu. Ketua tim, dalam pengantarnya menyampaikan agar tim yang sudah dibentuk bisa sama-sama kerja dan bekerja sama, agar laporan bisa dirumuskan dengan baik dan tepat waktu. “Saya minta kepada seluruh tim, terutama kasubag/panmud agar berkordinasi dengan jajarannya sesegara mungkin mencari dan menyiapkan bahan-bahan yang diperlukan, dan kepada Sekretaris tim agar segera mendistribusikan formulir pengisian dan hal-hal lain yang dianggap perlu,” kata beliau menekankan.

Setelah rapat berlangsung beberapa saat, akhirnya dihasilkan beberapa kesepakatan untuk sesegera mungkin ditindaklanjuti. Hal-hal yang disepakati menyangkut bahan-bahan yang dipersiapkan oleh setiap kasubag/panmud, pembagian tugas mulai dari ketua tim sampai kepada anggota tim, batas akhir penyerahan bahan, termasuk jangka waktu penyusunan laporan dan pengiriman ke PTA Bengkulu.

Sebelum rapat ditutup, Wakil Ketua Drs. Ahmad Sayuti, MH selaku kordinator tim, menyampaikan beberapa arahan, diantaranya meminta agar tim ini benar-benar bisa bekerja dengan baik, tepat waktu, jaga kekompakan dan saling kordinasi supaya laporan tahunan PA Arga Makmur bisa terlaksana dengan baik. Untuk menyemangati tim, beliau sambil berkelakar menyatakan, “ kalau SAPM kita bisa, Laporan Tahunan kenapa tidak..?”.